Невозможно представить себе современную компанию, которая не применяла бы в своей деятельности копировальные аппараты. Работа в офисе всегда подразумевает большой документооборот, что, несомненно, требует использование такой техники. Копировальные аппараты, или как их ещё называют копиры, могут применяться в совершенно различных сферах деятельности и это не обязательно должен быть именно офис или какая-либо компания. Такая техника просто необходима в случаях большого объёма обработки документов. Существуют различные копировальные аппараты: цветной копир (цветной ксерокс), дупликаторы, принтеры, МФУ (многофункциональное устройство) и даже широкоформатные системы (лазерные и струйные плоттеры). Это позволяет подобрать подходящую модель, которая будет удовлетворять всем требованиям и бюджету.
Все копировальные аппараты различаются по назначению и функциям. Например, по размерам разделяют малые, или портативные, средние и большие. Такое деление производится на основе производительности копировального аппарата. Различные устройства способны производить от 8 до 60 копий в минуту. На основании принципа сохранения и переноса на копию информации с оригинала копировальные аппараты делятся на цифровые и аналоговые. Цифровые, в отличие от аналоговых, не требуют считывания информации об оригинале при создании каждой копии, сохраняя её в своей памяти, что позволяет выдавать необходимое число копий при однократном считывании. Несомненно, цифровые копировальные аппараты имеют больше преимуществ. При их использовании имеется возможность проводить масштабирование по отдельным сторонам, а также изменять яркость отдельных частей оригинала, а не всего документа.
Портативные копировальные аппараты менее функциональны, чем средние и большие. Они только переносят изображение с возможностью изменения его яркости. Средние и большие копировальные аппараты могут масштабировать изображение и производить без постороннего вмешательства двустороннее копирование. Есть копировальные автоматы, которые укомплектованы различными устройствами, с помощью которых можно производить скрепление листов с боковой стороны либо в углу. Также есть возможность с помощью некоторых копировальных аппаратов производить многостраничное копирование без постороннего вмешательства.
Расход используемого в копировальных аппаратах тонера зависит от насыщенности копии и класса аппарата. В среднем одного картриджа для портативных копировальных аппаратов хватает примерно на 1000 копий, а для копировального аппарата высокого класса – примерно на 10-15 тысяч листов. Заправка картриджей копировальных аппаратов не занимает большого количества времени и снижает расходы в процессе эксплуатации. Необходимо помнить, что использованные картриджи копировальных аппаратов не могут заправляться очень большое количество раз, поэтому после такого использования их через некоторое время лучше утилизировать и приобрести новый. Также перед новой заправкой картридж тщательно очищается от остатков старого тонера.
Качество копий во многом зависит от правильного использования копировального аппарата в процессе эксплуатации. Необходимо грамотно выполнять все этапы работы с такими устройствами. Копировальные аппараты могут сочетать в себе множество разных функций: копирование, печать, сканирование, факс и иные. Это в значительной степени уменьшает расходы, а также повышает манёвренность и скорость документооборота любой компании. Копировальные аппараты не требуют каких-либо сложных навыков.